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Diagnóstico de Gobernanza de Datos
y Trazabilidad

Evalúa si los datos de tu operación resistirían una auditoría externa.

24 preguntas · 45 minutos · Confidencial · Sin compromiso · Estándares internacionales

Formulario de diagnóstico

Su organización

Gobernanza

Trazabilidad

Cumplimiento

Resiliencia

Paso 1 de 5

Datos de su organización

Esta información es confidencial y se usa exclusivamente para personalizar los resultados y preparar la sesión de diagnóstico.

Nombre de la organización*

Nombre del contacto principal*

Cargo o rol*

Correo electrónico*

Teléfono*

Tipo de organización*

Producto(s) principal(es) de su organización

Café Cacao Miel Aguacate Berries (fresa, zarzamora, arándano, frambuesa) Vainilla Agave / mezcal / tequila Frutas tropicales Hortalizas Granos y leguminosas Especias y hierbas Otro

Compradores corporativos o mercados de destino

Multinacional alimentaria (Nestlé, Pernod Ricard, Mars, Cargill, etc.) Marca de especialidad / nicho (café de especialidad, chocolate bean-to-bar, etc.) Cadena de retail internacional (Walmart, Costco, etc.) Importador / broker de commodities Programa gubernamental o de cooperación internacional Mercado nacional / distribuidores locales Aún no exportamos — estamos evaluando Otro

Sus datos son confidenciales · Solo para preparar el diagnóstico

Paso 2 de 5

Gobernanza y Veracidad de Datos

6 preguntas · Peso: 35% · Dimensión fundacional

Para cada situación, elija la opción que mejor describe la realidad actual de su organización. El diagnóstico solo es útil si refleja cómo operan hoy, no cómo les gustaría operar.

G1 — Existencia de registros formales

Si hoy un auditor externo le pide ver los registros de las operaciones de campo de los últimos 6 meses — acopio, pesaje, entregas, pagos a productores — ¿qué puede mostrarle?

Nada formal — las operaciones se hacen de palabra, de memoria o de confianza entre las partes Algunas libretas, recibos sueltos o notas dispersas que no están organizadas ni completas Formatos en papel o Excel con información parcial, pero con huecos y sin forma de verificar si es precisa Registros organizados por período y tipo de operación, aunque con algunas lagunas y sin cruces automáticos Documentación completa, organizada y verificable que un auditor externo podría revisar sin explicaciones adicionales

G2 — Captura en punto de origen ★ Problema del Oráculo

En el momento exacto en que ocurre una operación de campo — se recibe café cereza en el centro de acopio, se pesa un lote, se paga a un productor — ¿cómo se registra?

No se registra en el momento — se acuerda de palabra y se anota después de memoria, si se anota Se apunta algo en una libreta o recibo suelto en el momento, pero sin formato ni estructura Se llena un formato de papel o se anota en un cuaderno, y alguien lo pasa a Excel horas o días después Se captura en un formato estandarizado (papel o digital) durante la operación, aunque no siempre en el momento exacto Se registra en tiempo real con validación (doble verificación, firma, fotografía o lectura de instrumento) en el punto donde ocurre

G3 — Dark data ★

Piense en todo lo que se produce durante una jornada de acopio: tickets de báscula, recibos de pago, fotos por WhatsApp, listas de asistencia, comprobantes de transporte. ¿Qué pasa con esa información después?

Se tira, se pierde o nadie sabe dónde queda — no lo consideramos datos Se guarda desordenadamente (en cajas, en el celular de alguien) pero nadie lo consulta ni lo organiza Parte se guarda y se usa para algún propósito (ej. pagar a productores) pero después se descarta o se olvida La mayor parte se conserva y se estructura parcialmente, aunque no está conectada con otros registros Todo se captura, se centraliza y se vincula con los registros de la operación como parte del flujo documental

G4 — Validación cruzada de datos

Cuando el volumen de café que se reportó como acopiado y el volumen que aparece en la bodega no coinciden, ¿cómo se detecta y cómo se resuelve?

No se detecta — nadie cruza esos números. Lo que se reporta es lo que se confía A veces alguien nota discrepancias, pero no hay un proceso formal para investigarlas Se cruzan los números eventualmente (fin de temporada, inventario), pero la diferencia ya no se puede rastrear Hay un proceso periódico de conciliación que identifica discrepancias, aunque corregirlas toma tiempo Cruce automático o rutinario entre registros de acopio, bodega y despacho, con procedimiento claro de resolución

G5 — Dependencia de personas clave

Si mañana las 2-3 personas que más saben de la operación de campo no están disponibles (enfermedad, renuncia, vacaciones), ¿se puede reconstruir lo que pasó la semana pasada?

No — esas personas SON el registro. Sin ellas no hay forma de saber qué pasó Tal vez parcialmente — hay algunas notas o libretas, pero solo ellas saben interpretarlas Los registros existen en papel o Excel, pero encontrarlos y entenderlos sin esas personas tomaría días La información está documentada y alguien más podría entenderla, aunque con esfuerzo y lagunas Los registros son claros, accesibles y cualquier persona capacitada puede interpretarlos sin depender de nadie específico

G6 — Confianza en los datos que se reportan ★

Si su comprador corporativo tomara los volúmenes, orígenes y fechas que aparecen en su último reporte de trazabilidad y los comparara uno por uno con los registros primarios de campo, ¿qué encontraría?

No tenemos reporte de trazabilidad — lo que reportamos al comprador es un estimado general o un dato acordado verbalmente Encontraría diferencias significativas — los números del reporte se construyen parcialmente de memoria o de estimaciones La mayoría coincidiría, pero habría registros faltantes, fechas imprecisas o lotes que no se pueden vincular al origen La mayor parte se sostiene con documentación, aunque habría huecos menores que requieren explicación Coincidencia total — cada dato del reporte es trazable hasta un registro primario de campo verificable

Dimensión 1 de 4 · Sus respuestas se guardan automáticamente

Paso 3 de 5

Trazabilidad de Origen — Farm to Fork

6 preguntas · Peso: 30% · Alineada con EUDR, GS1, Codex

T1 — Traza directa: producto terminado → parcela de origen

Si su comprador le pide: "Muéstreme exactamente de qué parcela, qué productor y en qué fecha se cosechó este lote específico", ¿puede hacerlo?

No — no registramos de qué parcela o productor viene cada lote Sabemos de qué comunidad o grupo de productores viene, pero no de qué parcela específica Tenemos registros parciales de origen por productor, pero no siempre vinculados al lote final Podemos vincular la mayoría de los lotes a su productor y zona de origen, aunque toma tiempo armarlo Trazabilidad completa: cada lote está vinculado a parcela, productor, fecha de cosecha y condiciones, con evidencia documental

T2 — Traza inversa: materia prima → todos los productos donde se usó

Si se descubre que un lote de materia prima tiene un problema, ¿puede saber exactamente en qué productos terminados o embarques se usó?

No — la materia prima se mezcla sin registrar su destino Podríamos estimar en qué período se usó, pero no vincularla a lotes o embarques específicos Tenemos registros parciales de mezclas y lotes, pero no están completos ni son confiables Registro razonable de qué materia prima se usó en qué lotes, con huecos menores Trazabilidad inversa completa: de cualquier materia prima puedo identificar todos los productos/embarques donde se usó

T3 — Documentación de origen (parcela, productor, condiciones) ★

Para cada productor que le provee, ¿tiene documentado: ubicación de parcela, superficie, variedades, prácticas de cultivo, fecha de cosecha?

No tenemos esa información documentada — solo sabemos nombres y comunidades de referencia Tenemos una lista de productores pero sin datos de parcela, superficie ni prácticas Para algunos productores tenemos datos parciales (nombre, comunidad, superficie aproximada) La mayoría de productores tiene ficha con datos de parcela y producción, aunque no todos están actualizados Padrón completo con geolocalización, superficie verificada, prácticas documentadas y actualización periódica

T4 — Cadena de custodia (transporte, almacenamiento, transformación)

Desde que el producto se cosecha hasta que se embarca para exportación, ¿puede documentar cada punto por donde pasó: transporte, almacenamiento, procesamiento?

No — una vez que sale de la parcela perdemos el rastro hasta que llega a bodega Sabemos a qué centro de acopio llegó, pero no documentamos el transporte ni las condiciones intermedias Registramos los puntos principales (acopio, bodega, salida) pero hay tramos sin documentación Documentación razonable de la cadena de custodia con registros en puntos clave, aunque algunos tramos dependen de terceros sin evidencia Cadena de custodia completa: cada movimiento del producto está documentado con responsable, fecha, condiciones y evidencia

T5 — Capacidad de recall documentada

Si su comprador le dice "retiren el embarque X del mercado", ¿puede localizar todas las unidades de ese lote y demostrar documentalmente a quién se entregaron?

No tendríamos forma de rastrear a dónde fue un embarque específico Sabemos los destinos generales pero no podemos vincular un lote específico con un cliente específico Tenemos registros de ventas por período pero la vinculación lote-cliente no siempre es precisa Podemos identificar la mayoría de destinos de un lote específico, aunque toma tiempo armarlo Recall completo: puedo identificar todos los destinos de cualquier lote en menos de 4 horas con evidencia documental

T6 — Control de cambios en procesos, mezclas e insumos

Cuando se cambia un proceso (nuevo proveedor de empaque, nueva mezcla, cambio de ruta de transporte), ¿cómo queda registrado ese cambio?

No se documenta — se hace el cambio y si alguien pregunta, se explica de palabra Se anota en una libreta o se avisa por WhatsApp, pero no hay registro formal Se notifica al equipo y a veces se actualiza un archivo, pero no se liga al lote donde aplicó el cambio Procedimiento documentado para cambios importantes, aunque no siempre se vincula al lote afectado Cada cambio se documenta, se versiona y se liga a los lotes/embarques afectados con evidencia trazable

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Paso 4 de 5

Cumplimiento y Estándares

6 preguntas · Peso: 20% · GFSI, EUDR, Farm to Fork, CSRD

C1 — Preparación ante auditoría externa

Si mañana alguien externo — comprador, certificador, donante, regulador — le anuncia una auditoría de trazabilidad de origen, ¿en cuánto tiempo puede tener la evidencia lista?

Sería un problema grave — no tenemos documentación organizada para una auditoría Tendríamos que armar la documentación desde cero, juntando papeles de varios lugares — semanas Tenemos documentación parcial pero habría que complementarla y organizarla — días a una semana La mayoría de la documentación está lista, requeriría ajustes menores — 2-3 días Documentación lista para presentar en 24-48 horas con evidencia completa por dimensión

C2 — Alineación con GFSI / certificaciones internacionales

¿Su operación está alineada con algún esquema de certificación reconocido por GFSI (FSSC 22000, SQF, BRCGS) o por estándares de sostenibilidad (Rainforest Alliance, Fairtrade, 4C, Orgánico)?

No tenemos ninguna certificación ni hemos evaluado cuáles aplican Sabemos que existen pero no hemos comparado qué nos falta Hemos identificado las certificaciones relevantes y tenemos un gap analysis informal Estamos en proceso de obtener una certificación o tenemos una vigente Dos o más certificaciones vigentes con plan de renovación y evidencia documental actualizada

C3 — Evidencia de sostenibilidad y trazabilidad ESG

Si alguien externo le pide un reporte de sostenibilidad con datos verificables — huella de carbono, prácticas de cultivo, impacto social, número de productores beneficiados — ¿qué puede entregar?

No tenemos datos de sostenibilidad ni los capturamos Sabemos datos generales (número de productores, comunidades) pero sin respaldo documental verificable Tenemos algunos indicadores documentados pero no cubren todas las áreas que nos piden Reporte de sostenibilidad con indicadores principales y evidencia parcial Reporte completo con indicadores ESG verificables, trazables y actualizados periódicamente

C4 — Fichas técnicas y documentación para contrapartes

Si un nuevo comprador, donante o certificador le pide el dossier completo del producto (ficha técnica, certificados de análisis, especificaciones de calidad, evidencia de trazabilidad), ¿lo tiene?

No tenemos ficha técnica ni dossier armado Tenemos documentación básica pero incompleta o desactualizada Dossier parcial que cubre lo esencial pero no en todos los formatos que piden las contrapartes Documentación completa para nuestra contraparte principal, pero habría que adaptarla para otras Dossier estandarizado, completo y listo para presentar a cualquier contraparte en 48 horas

C5 — Brecha entre lo que se promete y la evidencia de campo

¿La evidencia que presenta su organización en auditorías de certificación coincide exactamente con lo que ocurre en campo día a día?

Si no tiene certificaciones, piense en los compromisos que hace con sus contrapartes sobre trazabilidad, calidad y sostenibilidad. ¿Coinciden con la operación real?

No tenemos certificaciones y los compromisos con nuestras contrapartes son informales Hay diferencias significativas entre lo que prometemos/certificamos y lo que pasa en campo En general coincide, pero hay áreas donde la práctica se desvía de lo documentado La mayoría coincide, con desviaciones menores identificadas y en proceso de corrección Consistencia total — lo que se certifica/promete se verifica rutinariamente contra la operación real

C6 — Cobertura de requisitos específicos de su contraparte principal

Su contraparte principal (comprador, donante, programa) tiene requisitos propios además de las certificaciones estándar — formatos de reporte, frecuencia de datos, indicadores específicos. ¿Los cubre todos?

No conocemos los requisitos específicos de nuestra contraparte más allá de la relación básica Sabemos que existen requisitos pero no tenemos claro cuáles son ni si los cumplimos Conocemos los requisitos principales pero no cubrimos todos Cubrimos la mayoría de requisitos, con brechas menores identificadas Cobertura completa de todos los requisitos del comprador con evidencia actualizada

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Paso 5 de 5

Resiliencia Documental y Escalabilidad

6 preguntas · Peso: 15% · ISO 22301, BCI, portabilidad

R1 — Dependencia de personas clave para operaciones documentales

Si la persona responsable de armar los reportes para sus contrapartes se va mañana, ¿alguien más puede hacerlo?

No — esa persona es la única que sabe dónde están los datos y cómo armar los reportes Alguien podría intentarlo, pero tardaría semanas en entender el proceso Hay documentación parcial del proceso, pero requeriría capacitación y tiempo El proceso está documentado y otra persona lo ha hecho alguna vez como respaldo El proceso está estandarizado y cualquier persona capacitada del equipo puede ejecutarlo

R2 — Portabilidad de registros a nuevas contrapartes

Si mañana una nueva contraparte le pide la misma información de trazabilidad pero en un formato completamente diferente, ¿qué tan difícil es?

Muy difícil — tendríamos que reconstruir toda la documentación desde cero para cada contraparte Difícil — nuestros registros están hechos a medida para una contraparte y no son fácilmente adaptables Requiere trabajo — los datos existen pero en un formato que no es fácilmente portable Relativamente fácil — la información está estructurada y solo hay que reordenarla Inmediato — tenemos los datos en formato estructurado que se adapta a cualquier requisito

R3 — Estandarización entre centros de acopio o unidades operativas

Si tiene múltiples centros de acopio, bodegas o unidades operativas: ¿todos registran la información de la misma forma?

Si opera en un solo punto, piense en si el proceso de registro es consistente de un día a otro y de una persona a otra.

Cada punto opera como quiere — no hay formato común Hay un formato sugerido pero cada quien lo adapta o lo ignora La mayoría usa el mismo formato, pero con variaciones y niveles de detalle diferentes Formato estandarizado implementado, con variaciones menores entre puntos Formato idéntico en todos los puntos con capacitación y verificación de cumplimiento

R4 — Escalabilidad: ¿los registros soportan más volumen? ★

Si su volumen de acopio o producción se duplica la próxima temporada, ¿su forma de registrar datos aguanta el doble sin perder calidad?

No — ya con el volumen actual los registros son incompletos o se pierden No aguantaría — las libretas y procesos manuales colapsarían Sobreviviríamos pero con pérdida de calidad en los datos y retrasos Aguanta más volumen pero necesitaríamos más personal de captura El sistema es escalable — puede absorber el doble de volumen sin degradar calidad de datos

R5 — Documentación bilingüe y adaptada a múltiples contextos

¿Su documentación técnica y de trazabilidad está disponible en los idiomas y formatos que requieren sus contrapartes (compradores, certificadores, donantes)?

Todo está en español informal (libretas, notas) — no aplica la pregunta aún Solo en español, sin estandarización En español razonablemente organizado, pero sin versión en inglés ni formato internacional Documentación principal en español con traducciones parciales al inglés Documentación completa bilingüe (español/inglés) en formatos alineados a estándares internacionales

R6 — Pipeline de certificaciones

Más allá de las certificaciones actuales: ¿tiene identificado qué certificaciones o requisitos necesitará en los próximos 2-3 años para mantener o expandir sus relaciones comerciales e institucionales?

No hemos pensado en eso — trabajamos con lo que tenemos hoy Sabemos que necesitaremos algo, pero no hemos investigado qué Hemos identificado las certificaciones que necesitamos pero no hemos comenzado Pipeline definido con una certificación en proceso y otras identificadas Plan de certificación documentado con cronograma, presupuesto y responsables asignados

Dimensión 4 de 4 · Procesando resultados…

Su NX Label Score

—

/ 100

Gobernanza y Veracidad (35%) —

Trazabilidad de Origen (30%) —

Cumplimiento y Estándares (20%) —

Resiliencia Documental (15%) —

Índice de Madurez de Datos (IMD): —/100 Mide qué tan fiables son sus datos desde que se generan en campo. Es el primer indicador que revisan compradores corporativos y certificadoras para evaluar la solidez documental de un proveedor.

Agendar sesión de diagnóstico →

45 minutos · Confidencial · Sin compromiso · Con el consultor de NX Label

Este perfil es un punto de partida basado en autodeclaración. El diagnóstico completo incluye auditoría documental y entrevistas tácticas con el equipo operativo para verificar y completar su NX Label Score con evidencia de campo.

NX Label

Consultoría en gobernanza de datos y trazabilidad para la industria agroalimentaria.

NX Label · CDMX, México

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